スキャニング
電子データを探せるようにするためのデータ管理が必要です。
電子化したデータにファイル名を付与したり、フォルダや階層を分けたりして、整頓する必須があります。
それ故には、税務署に申請をしたり、要件を満たした専用のシステムを導入したり、社内規程を整備したりしなければなりません。
社内で電子化するとしても、外部にアウトソースするにしても、どっちも膨大な費用（コスト）が発生します。
電子化しても紙が捨てられない書類があります。
社内で電子化する場合、例えば派遣社員を雇ったり、複合機を購買したり、作業・保管場所を確保したりする事で、予想以上の費用が現れてする確率が高まります。
電子化しても、紙で保管していた時と同様、不可欠な時に不可欠なものを探せなければ、電子化した趣旨がないのです。
電子データの管理は、目に見えないだけに、紙の書類よりもむしろ大変かもしれません。
電子化には膨大なコストがかかります。
特に過去から溜まり続けてきた書類は膨大な量があるので、電子化に際しては責務者や担当者を設けて、電子化のルール体系をつくる必要があります。
電子化しても、一定の要件を満たさないと紙が捨てられない書類もあります。
単に社内でスキャンしてPDFにしただけでは、紙の書類を丸ごと捨てられるわけではないのです。
特に、社内で最も多く生じてする経理関係書類は、「電子帳簿保存法」の要件を満たさないと電子化しても有効と認められません。